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Reseña Historica

La Oficina Central de Registros Estudiantiles (OCRE), es una dependencia adscrita a la Secretaría de la Universidad de Los Andes, creada en 1969, con el nombre de Oficina de Admisión y Control Docente. Funcionaba como una oficina independiente pero en coordinación con las Facultades, para adelantar todos los procesos relacionados con la matrícula universitaria.

 

En 1972, se modifica el nombre a Oficina Central de Registros Estudiantiles (OCRE), el cual la identifica hasta el presente. La gran cantidad de funciones y el aumento en la complejidad de los procesos que allí se desarrollan, conducen a la creación de las Oficinas Sectoriales de Control de Estudios y posteriormente a la elaboración de un Proyecto de Descentralización, el cual es aprobado en la sesión del Consejo Universitario de fecha 10/02/1993 y que aparece contenida en la Resolución Nº. 0281. En esta Resolución se decide sustituir OCRE, por la Oficina Técnica de Apoyo para los Registros Estudiantiles, señalando que las Facultades y Núcleos deben retomar su competencia sobre los procesos estudiantiles.

 

La resolución establece en el artículo 3º que la Oficina Técnica de Apoyo para los Registros Estudiantiles "controlará los procesos de inscripción y egreso para preservar la equidad de los mismos". Y en el artículo 4º, la responsabiliza "del diseño de los procesos técnicos que requieran la selección, admisión, inscripción y egreso de los estudiantes; la asesoría de las Oficinas de Registros Estudiantiles de las diferentes Facultades y Núcleos; la elaboración de las estadísticas sobre matrícula estudiantil y los servicios de informática y computación respectivos; el proceso de grados y la elaboración de análisis que en materia matricular le sean requeridos".

 

A partir de este momento, cada Facultad y Núcleo, cuenta con una Oficina Sectorial de Registros Estudiantiles (OSRE), en las cuales se adelantan los procesos relacionados con su matrícula estudiantil.

 

Las responsabilidades asignadas a la Oficina Técnica de Apoyo para los Registros Estudiantiles, coinciden con las que la normativa vigente para la época, considera como funciones propias de la Oficina Central de Registros Estudiantiles desde su fundación y la decisión del Consejo Universitario sobre la descentralización fue modificada el 26/01/1994, por la vigente Resolución  Nº. 0129 donde es ratificada la Oficina Central de Registros Estudiantiles (OCRE) y las OSRE son sustituidas por las Oficinas de Registros Estudiantiles (ORE). Esta resolución establece en el Artículo 3º las siguientes competencias:

 

Custodiar y controlar los expedientes estudiantiles; mantener y actualizar el archivo computarizado de Datos Básicos, conformado por los registros de los estudiantes activos e inactivos de la Universidad; ejercer función contralora de todos los procesos de Registros Estudiantiles mediante el archivo de Datos Básicos, sin menoscabo de la autonomía que tendrán las ORE.

 

Indudablemente, para un correcto funcionamiento es necesario, una interacción constante entre las Oficinas de Registros Estudiantiles de las Facultades o Núcleos y la Oficina Central, que facilite la verificación de los procesos y el control en las dos direcciones.

 

La Oficina Central de Registros Estudiantiles (OCRE), continúa cumpliendo a cabalidad las importantes funciones que le fueron establecidas y mejorando lo relativo al control de los procesos de inscripción y egreso; asesoría e interacción con las ORE; elaboración de estadísticas y las demás que se hallan contenidas en la reglamentación vigente, que rigen la materia y son de su competencia.

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